【サポートセンターへお礼のメール】実は大変喜ばれていた

実際の世界でのマナーと、メールの世界でのマナーは全く同じだと考えてよかった。

 

最近なんとなくインターネットをしていたら、今回のブログタイトルのような知恵袋を発見しました。

 

どうやらサポートセンターにメールをしたときに、いろいろ教えてもらったお礼をしっかり返信するべきかどうかについて悩まれているようです。

 

こうしたお悩みについて、具体的に掘り下げていきたいと思います。

 

◆参考URL

https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q10203679435

 

◆質問

サポートセンターなどへメールした時、その返信に対してお礼のメールなどは必要でしょうか?

余計なメールはしない方がいいですか?

◆ベストアンサー

どちらでも向こうは気にしません。

今回のベストアンサーは、回答内容が薄いので不親切ですね。

というわけで今回の記事で、ベストアンサー内容を詳しく掘り下げていこうと思います。

 

以下の3つのことを中心に掲載させていただきます。

・メールマナーとは
・サポートセンターはサポートするのが仕事
・リアルの世界とメールの世界は全く同じ

これらの事は、実際の世界にとってもとても大切な事柄なのかもしれません。

 

それではできるだけ具体的に記載させていただきますので、ゆっくりと読み進めてみてください。

 

 

メールマナーとは

実際の世界でも、メールの世界でも、我々が実際の世界で気をつけなければならないマナーがあります。

 

例えば挨拶などです。

 

挨拶といっても、環境や年齢や立場によって使い分けをしなければなりません。

このようなリアルの世界でも必要なマナー、これはメールの世界にとっても同じように学が存在していたのです。

geralt / Pixabay

 

 

件名の書き方

件名の書き方としては、用件と内容を簡潔に書く必要があった。

メールの件名については、メール内容を開かなくても何の件かがわかるように工夫する必要があります。

人によっては、1日に何百通ものメールを受信する方もいます。

 

そういった方にとってみては、全部のメールをいちいち開いてはいないのです。

ですからメールマナーとしては、メールの件名でわかりやすい件名をつけるようにしましょう。

例えば例として以下のような感じです。

 

<件名の例>
・【△△社】○○参考資料のご送付
・○月○日のお打ち合わせのお礼

参考 ⇒ マイナビフレッシャーズ

rawpixel / Pixabay

 

 

宛名の書き方

会社名を書いて、相手の方の名前を書いて、敬称を記載する。

普段から会社間でメールをやり取りしている方については、ごく当たり前のことなのかもしれません。

 

これも、例として以下のように書いておきますので参考にしてみてください。

 

<宛名の例>
○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様

参考 ⇒ マイナビフレッシャーズ

rawpixel / Pixabay

 

 

サポートセンターはサポートするのが仕事

サポートセンターとは、親切丁寧迅速に回答するのが仕事である。

それではサポートセンターは、どのような使命感を持って仕事に当たっているのでしょうか。

 

その辺を理解すれば、どのようなメールを送ることが正しいのかが分かるのかもしれません。

今回は、サポートセンター業界全体に対して考えてみたいと思います。

mohamed_hassan / Pixabay

 

 

顧客の質問は1回で解決を目指す

サポートセンターと言うのは、顧客から質問された内容を1回で回答するように目指しています。

何度もやりとりを続ける事は、顧客にとってもサポートセンターの人件費にとってもマイナスだからです。

 

それに次から次と回答することで、サポートセンターの中で成績が上がります。

これは優秀なサポートセンターの従業員は、時給が上がるなどの歩合がつくことになるでしょう。

 

また企業としては、顧客満足度を調査していますので多くの顧客に迅速に回答することを目指してサポートセンタ業務は成り立っています。

martaposemuckel / Pixabay

 

 

出来るだけ早期解決を目指す

早期解決をするためには、顧客の本当の質問を掘り下げるテクニックが必要だった。

 

顧客は質問の意味がわかっていないまま質問をしてくることがあります。

例えばパソコンの上級者であれば、質問の仕方もわかりやすく端的に言うことができます。

しかしパソコンの初心者であれば、質問の仕方もよくわからないままサポートセンターに問い合わせを行います。

 

ここで必要となるのが、サポートセンターの従業員の腕の見せ所です。

 

優秀なサポートセンター従業員は、初心者の質問を上手に考えて何が困っているのかを迅速に判断することができます。

ですから早く解決したら、それはあなたの質問の仕方が良かったのではなくて、サポートセンターの対応してくれた従業員のレベルが高かったと言うことになります。

 

ですからそうした従業員に対応してもらった場合は、本当にラッキーであり感謝すべき事柄なのです。

PIRO4D / Pixabay

 

 

 

リアルの世界とメールの世界は全く同じ

リアルの世界では挨拶ができるのに、メールは無視をしている。このような常識は通用しません。

 

リアルの世界では人当たりも良くて、笑顔で返事もはっきりしていて、感じが良い営業マンがいます。

しかしメールのやりとりになった途端に、メールの返事がいきなり遅くなったり、回答が遅れたりすることがあります。

 

リアルの世界では、最速で対応してくれる素晴らしい営業マンなのに、メールの世界になると対応が一気に悪くなるのです。

どうしてこのようなことになるのでしょうか。

ijmaki / Pixabay

 

 

直接会話すると有難うと言えるのに

メールの世界を甘く見ていた営業マンは損をすることになる。

メールになった瞬間に、返事を遅くなったり、対応しなくなったりする営業マンがいます。

このような営業マンは心理的に以下のようなことを考えています。

 

メールだから後で対応すればいいや。

 

はい、この心理はNGです。

メールの世界だからといって、後回しにしていいわけではありません。

MoteOo / Pixabay

 

 

メールは決して軽いものではない

「とりあえず読みましたので、もう少々待ちください」と言う気遣いがメールでも必要だ。

上述したように、リアルの世界での対応もメールの世界での対応も、基本的には同じことといえます。

ですからメールを見たら、すぐさま返信しましょう。

 

何日以内に回答しますので今しばらくお待ちください。

このように返事をすぐするだけでも、相手は落ち着きます。

 

メールの世界になった途端にこのような人間の心理が分からなくなってしまう営業マンがいるのです。

alles / Pixabay

 

 

まとめ 迷うくらいならお礼メールを送付するべき

ここまで説明させていただいたように、リアルの世界とメールの世界は全く同じ概念で考えても良いでしょう。

 

サポートセンターの従業員から、素晴らしい対応してもらったと思い、感謝しているのならばその気持ちをメールで返信する必要があります。

 

これは損得勘定ではなく、あなた自身がこれから社会人として生きていくための基本的な考え方です。

このような考え方ができない人間は、どんなビジネスをしてもうまくいかないと個人的には思っています。

 

ここまでお読みいただいてまことにありがとうございました。

Engin_Akyurt / Pixabay

ウィズ

この記事を書いたライター 【ウィズ】 在住:横浜市 性別:男 年代:イエローモンキー 全盛期 趣味:鍋 【実績】 並行輸入業界、通史販売物販業界、整体施術業界など、幅広い業界に精通している。 独自のビジネス観点から、自由自在にライティングする様から「歩く記事生成器」と言われている。 また、ウィズダム最前線ブログのライター全員とプライベートでも仲が良い。 ウィズの詳細情報についてはこちら

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